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Come scrivere un ringraziamento sincero che farà sorridere i destinatari.
Per creare una lettera di ringraziamento significativa ed efficace, segui questo modello.
Hai appena finito un progetto importante e vorresti esprimere la tua gratitudine alle persone che si sono impegnate per renderlo un successo. Ma il nostro mondo oggigiorno è pieno di espressioni di ringraziamento insignificanti. Veniamo ringraziati per la nostra “pazienza” quando restiamo bloccati in attesa e per la nostra “comprensione” quando i nostri voli vengono cancellati. Come si potrebbe trasmettere un grazie sincero che venga realmente apprezzato dal destinatario?
L’elemento più importante è questo: Creare una connessione personale. C’è una procedura da seguire che ti aiuterà a scrivere il messaggio più efficace possibile, ma creare un collegamento personale è la miglior cosa che tu possa fare in un ringraziamento. Anche nel caso tu debba inviare ringraziamenti a centinaia di partecipanti ad un evento, cerca di scrivere una o due frasi personalizzate per ciascuno di essi, o aggiungi una breve introduzione personale all’inizio di una e-mail di massa.
Creare questa connessione interpersonale renderà i tuoi ringraziamenti più efficaci. Ecco come renderli veramente grandiosi:
Usa la carta per il massimo impatto.
Ciò non significa che tu debba scrivere sempre i ringraziamenti su un foglio di carta. Se sei un leader intelligente e capace, manderai diversi ringraziamenti durante il giorno a chi ti ha aiutato a risolvere problemi o trasmesso informazioni. Le e-mail hanno quindi senso la maggior parte delle volte. Ma per le cose importanti? In quei casi è necessario tirar fuori un elegante bigliettino e inviarlo per posta ordinaria. Ho ricevuto ringraziamenti da molte persone per altrettante ragioni, ma sono quelli scritti a mano che mi sono rimasti impressi realmente.
Sii sincero.
Mai, mai scrivere una nota di ringraziamento, o qualsiasi tipo di nota personale, se non provi realmente le emozioni che stai esprimendo. Le persone hanno spesso un sesto senso che dice loro quando qualcuno non è sincero. Se ti senti scontroso e ingrato, lascia da parte questo compito e tornaci sopra quando sarai dell’umore giusto. Se la persona che stai ringraziando ha scombussolato parte del lavoro, ringrazia per le parti realizzate correttamente. Mai, mai mentire in un ringraziamento.
Sii specifico.
Non scrivere, “Grazie per aver reso la riunione di martedì un successo”. Scrivi “Grazie per la tua introduzione spiritosa al nostro relatore principale, ha reso la riunione di martedì un successo” o “Grazie per aver risolto i problemi audio/video durante l’evento di martedì e aver aiutato a far sì che tutto procedesse liscio”.
Elogia.
Ora che hai ringraziato i destinatari per quello che hanno fatto, aggiungi una frase o due sul modo in cui l’hanno fatto. Per esempio, dopo la frase a proposito della risoluzione dei problemi audio/video, potresti scrivere: “La tua conoscenza di queste nuove tecnologie è un valore aggiunto per la nostra azienda.” È particolarmente importante dire qualche parola gentile se qualcuno ha appena imparato a fare qualcosa. Per esempio: “Sembravi così a tuo agio e rilassato sul palco che nessuno avrebbe pensato che fosse la tua prima volta.” Anche se hanno fatto qualche errore, probabilmente qualche parte del lavoro è stata eseguita correttamente, quindi focalizzati su quello nel ringraziamento.
Parla del futuro.
La maggior parte delle persone, la maggior parte delle volte, vuole sapere che cosa li aspetta. Quindi se speri di lavorare di nuovo, su un altro progetto, con il destinatario, o se prevedi grandi cose nel loro futuro, è il momento giusto di dirglielo: “Non vedo l’ora di collaborare di nuovo” o “I tuoi talenti ti porteranno in alto in questo settore.”
Augura il meglio.
È una buona idea chiudere qualsiasi nota personale (ma anche quelle non personali) con degli auguri. Potrebbe essere qualcosa di semplice come “Ti auguro una fantastica estate.” O potresti augurare loro buona fortuna con il loro attuale progetto o per la loro carriera futura. Questo è anche il momento giusto per menzionare il coniuge, se il rapporto lo consente: “I migliori auguri a te e Barbara per una meravigliosa vacanza.” Se sai che stanno per intraprendere un viaggio o un’avventura, puoi augurare loro che vada tutto bene.
Considera di includere un piccolo regalo.
Non deve essere qualcosa di valore – non dovrebbe anche perché molte aziende hanno regole che impediscono ai dipendenti di accettare regali di valore. Ma, ad esempio, un buono di 10 € in una caffetteria vicina potrebbe essere un piccolo valore aggiunto. O puoi dar sfogo alla creatività. Una donna con cui ho collaborato in un progetto di volontariato mi ha inviato un biglietto di ringraziamento con un blocco di post-it che dicevano “Fermami prima che parta di nuovo”. Penso a lei tutte le volte che ne uso uno.
