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Non riesco a decidere quale dei nostri numerosi obiettivi abbia la massima priorità e dove concentrare il nostro tempo
Confucio diceva: "Chi insegue due conigli, non ne prende nessuno".
Sappiamo che nella maggior parte degli ambiti della vita, la concentrazione porta alla realizzazione. Troppi obiettivi di solito significano che non si riesce a fare nulla, perché le energie sono divise in tante direzioni. Più riuscite a restringere gli obiettivi, maggiori saranno le possibilità di successo.
Se vi trovate in un ambiente in cui esistono molti obiettivi, è il momento di classificarli per determinare la priorità. Non si tratta solo di tirare a indovinare: ci sono fasi specifiche che possono aiutarci a prendere questa decisione:
Analizzare e confrontare gli obiettivi. Da dove è nato ogni obiettivo? Di chi era l'obiettivo originario? Sono ancora validi?
Parlate con i principali stakeholder di ciascun obiettivo per vedere se la loro visione originale è cambiata o se sono in atto cambiamenti che potrebbero avere un impatto su quegli obiettivi. Se un obiettivo è in vigore da molto tempo, ponete queste domande:
•Se portiamo a termine questo obiettivo, quale sarà l'impatto reale a lungo termine?
•Se non portiamo a termine questo obiettivo, qual è la cosa peggiore che potrebbe accadere?
•Questo obiettivo è ancora importante come lo era all'inizio?
È possibile, anzi probabile, che l'interlocutore chiave abbia cambiato obiettivo e che l'obiettivo non sia più rilevante come prima. In questo caso, valutate se vale la pena di rivedere o addirittura eliminare l'obiettivo.
Chiedete al vostro capo di aiutarvi a stabilire le priorità degli obiettivi. Preparate un elenco completo di tutti gli obiettivi di cui il vostro team è attualmente responsabile, le scadenze che devono affrontare, la quantità di lavoro necessaria e il valore percepito di ciascun obiettivo. Presentate l'elenco al vostro capo, chiedendogli di aiutarvi a stabilire le priorità. Dite: "Ho bisogno del tuo aiuto. Ecco tutte le cose che abbiamo sul piatto e il nostro tempo è davvero limitato. Potresti stabilire le priorità di questo elenco per me, in modo che io sappia dove dobbiamo impiegare il nostro tempo e le nostre energie?". Innanzitutto, utilizza dati tangibili per mostrare al vostro capo il carico di lavoro che il vostro team sta affrontando. Se si rende conto dei problemi di sovraccarico di lavoro, potrebbe prendere in considerazione l'eliminazione o il rinvio di alcuni obiettivi per rendere il programma più realistico.
Costruite un processo con il vostro team. Il vostro team non sarà in grado di stabilire le priorità degli obiettivi, poiché è responsabilità di chi sta al di sopra di loro. Ma una volta ottenuta la direzione e l'approvazione necessarie, il vostro team dovrebbe accogliere la possibilità di proporre soluzioni creative per realizzare gli obiettivi in modo sostenibile. Dopo tutto, è in gioco il loro carico di lavoro, quindi dovrebbero essere molto più interessati a determinare i modi per riprendere il controllo.
