Quattro strategie per ascoltare in modo che le persone si sentano ascoltate
07.05.2024

L'ascolto è una delle abilità più importanti da padroneggiare nella vita e nella leadership. Ma è più difficile di quanto si possa pensare: in genere, ricordiamo meno del 25% di ciò che le persone dicono.

Questo è un grande problema per chi ha rapporti diretti.

Se non sapete ascoltare bene, non saprete come coinvolgere i vostri collaboratori perché le loro motivazioni saranno un mistero. Faticherete a migliorare le loro prestazioni perché non riuscirete a capire le loro sfide. E non sarete in grado di costruire la loro competenza e il loro impegno, due pietre fondamentali di SLII® che determinano il successo sul posto di lavoro.
 

Una buona leadership inizia con un buon ascolto. Ecco quattro abilità da utilizzare immediatamente per diventare un ascoltatore migliore.

Tutti noi abbiamo una storia di qualcuno che non ci ha prestato tutta la sua attenzione. Ecco la mia (Doug): Una volta avevo un capo che rispondeva regolarmente alle telefonate e controllava le e-mail durante le nostre riunioni individuali. Che messaggio trasmetteva? Che l'altra persona era più importante di me. Se lo fate abbastanza spesso, intaccherete la lealtà e il morale.
Mi è capitato di essere multitasking mentre parlavo con qualcuno e di pentirmene in seguito. Sapevo di essere stato irrispettoso e scortese con l'altra persona. Sono felice di poter dire che sto eliminando questa abitudine dalla mia vita.
Prestare attenzione a qualcuno è semplice. Chiudete la porta del vostro ufficio. Mettete il computer a riposo. Spegnete il cellulare. Eliminate qualsiasi altra distrazione. E ascoltate con attenzione.

Alcune tendenze ad interrompere derivano da differenze culturali e dal background familiare, spiega Sherri Gordon in un articolo per “VeryWell Mind”. Altre derivano da esigenze e comportamenti individuali come queste:

• Bisogno di controllo. Alcune persone che interrompono sono impazienti, orientate all'obiettivo e desiderose di arrivare subito al punto. Il loro modo di farlo è interrompere ed appropriarsi del controllo della conversazione.
• Eccessiva eccitazione. Alcune persone sono così entusiaste di ciò che state dicendo che non possono aspettare che abbiate finito per contribuire con i loro pensieri e sentimenti.
• Mancanza di consapevolezza. Allo stesso modo, molti interrompitori cronici non si rendono conto di farlo. Per loro, interrompere gli altri è ciò che rende la conversazione interessante e dinamica.
• Differenze di genere. È interessante notare che gli uomini interrompono le donne più di quanto non lo facciano con gli altri uomini. Per esempio, uno studio dell’Università George Washington ha rilevato che gli uomini interrompono le donne il 33% in più rispetto agli altri uomini.

Questo potrebbe sembrare ovvio, ma se volete che i vostri collaboratori si sentano ascoltati, non interrompeteli.

3. Fare domande a risposta aperta

A volte vorrete che qualcuno chiarisca ciò che ha detto. È questo il momento di fare domande aperte, domande alle quali non si può rispondere semplicemente con si o no.

Ecco alcuni esempi di domande aperte che potete utilizzare:

• Come pensi che la situazione possa essere migliorata?
• Quali sono i tuoi pensieri in merito?
• Come ti senti al riguardo?
• Cosa faresti per migliorare XYZ?

Per le domande sulla competenza e sull'impegno, si può chiedere:

• Quanto ti senti sicuro di te in questo compito?
• Quali risorse potrebbero aiutarti ad affrontare il progetto?
• Come posso aiutarti ad avere più successo?
• Di cosa hai bisogno per impegnarti di più in questo compito?

Probabilmente avrete notato che queste domande iniziano con "Cosa" o "Come". Queste due parole invitano l'ascoltatore a rispondere in modo più dettagliato. Inoltre, dimostrano che vi interessa la loro opinione.
Notate anche l'assenza di domande che iniziano con "Perché". Ad esempio, "Perché l'hai fatto?". Queste domande possono facilmente mettere qualcuno sulla difensiva, quindi usatele con saggezza.

4. Essere empatici

Essere empatici è un modo efficace per far capire alle persone che sono ascoltate. Una buona pratica consiste nel rispecchiare (riflettere) ciò che la persona ha detto e offrirle sostegno. Ad esempio, potete dire qualcosa come: "Capisco che deve essere difficile destreggiarsi tra così tanti progetti. Cosa posso fare per aiutarti?". In questo modo si dimostra all'interlocutore che si è ascoltato attentamente, il che è un'espressione di empatia.
Mettersi nei panni di qualcun altro è un altro modo efficace per essere empatici. A tal fine, è possibile fare domande ponderate ed essere curiosi. Cercate di capire e sentire le sue difficoltà, ricordando che sta facendo del suo meglio date le circostanze.
Un vantaggio inaspettato dell'empatia è che è contagiosa. Questo vale per tutte le emozioni. Se mostrate di essere stressati, lo trasmetterete agli altri. Siate empatici e l'interlocutore sarà più propenso a comportarsi nello stesso modo.
L'empatia è anche una delle qualità che le persone apprezzano di più nei loro leader. Questo non sorprende, visto che stiamo uscendo dalla pandemia e siamo in un periodo di grandi cambiamenti. Siate empatici e sarete un leader migliore.

Dare alle persone il sostegno e la direzione di cui hanno bisogno
Utilizzate queste quattro abilità comunicative per determinare i livelli di competenza e di impegno di una persona in un compito. Una volta che avete una migliore comprensione di queste qualità, potete guidare le persone in base alle situazioni e dare loro il sostegno e la direzione di cui hanno bisogno per avere successo.

Autore: Doug Glener - senior copywriter per Blanchard® & David Witt - Program Director in Blanchard®
Fonte: www.blanchard.com