7 consigli per la gestione del tempo che vi aiuteranno a dominare la produttività
05.03.2024

Il successo in quasi tutto comporta la gestione del tempo. Sembra che non ci siano abbastanza ore nella giornata per portare a termine tutto ciò che si deve fare, ma se si vuole ottenere molto più di altri in un lasso di tempo più breve, è necessario migliorare il modo in cui si gestisce il tempo.

 

Che cos'è la gestione del tempo?
La gestione del tempo si riferisce al modo in cui si pianifica e si organizza il tempo per le diverse attività. Esistono diversi strumenti e tecniche per aiutarvi a fare di più in meno tempo.
Una buona gestione del tempo porta alla produttività personale e al successo in tutte le aree della vita.
Include la definizione delle priorità delle cose da fare, la definizione di un limite di tempo per determinati progetti o attività, il controllo delle voci del calendario e tecniche efficaci per gestire il proprio tempo in modo saggio.

Perché sono importanti buone capacità di gestione del tempo?
Il tempo è una delle risorse più preziose. È deperibile, insostituibile e non può essere risparmiato. Può solo essere riallocato da attività di valore inferiore ad attività di valore superiore.
Ogni lavoro richiede tempo.
Il solo fatto di prendersi un momento per pensare al proprio tempo prima di spenderlo inizierà a migliorare la gestione personale del tempo e ad aumentare immediatamente la produttività.

Ero solito pensare che la gestione del tempo fosse solo uno strumento di lavoro, come una calcolatrice o un cellulare.
Era qualcosa che si usava per aumentare la produttività ed essere pagati di più.
Poi ho imparato che la gestione del tempo non è un'attività o un'abilità periferica. È l'abilità principale da cui dipende tutto il resto della vita.

Ecco alcuni consigli per la gestione del tempo che vi aiuteranno a organizzare e gestire le 24 ore della vostra giornata nel modo più efficiente possibile.

1. Sviluppare efficaci capacità di gestione del tempo
I miei primi consigli per la gestione del tempo sono le fondamenta dello sviluppo delle abilità necessarie per utilizzare al meglio il tempo a disposizione. Una volta acquisite queste competenze, svilupperete l'autodisciplina necessaria per superare le cattive abitudini e diventare esperti nella gestione efficace del vostro tempo.

Pianificare in anticipo
Uno dei migliori modi per assicurarsi di avere una giornata produttiva è quello di stilare un elenco di obiettivi e compiti la sera prima.
La capacità di fare buoni piani prima di agire è una misura della vostra competenza generale. Quanto migliore è il piano, tanto più facile è superare la procrastinazione, iniziare e continuare.
Scrivendo i vostri obiettivi prima di andare a dormire, penserete alle cose da fare e vi preparerete mentalmente a farle prima ancora di svegliarvi la mattina dopo.
Quando pianificate ogni giorno in anticipo, organizzate l'elenco in base alle priorità e vi attenete al vostro piano, il lavoro sarà più veloce e scorrevole che mai.
Vi sentirete più forti e competenti. Riuscirete a fare di più, più velocemente di quanto pensavate possibile. Alla fine diventerete inarrestabili.

Evitare le perdite di tempo
Tutti noi cadiamo nella trappola di permettere alle distrazioni di rubare il tempo prezioso che dovremmo dedicare a compiti più importanti.
Ad esempio, controllare la posta elettronica al mattino rende fin troppo facile uscire dal seminato. Si inizia con una sola e-mail e, prima di rendersene conto, si è già a diverse ore di lavoro e non si è ancora iniziato a svolgere il compito numero uno.
Invece, iniziate la giornata con le attività più importanti e programmate un paio di momenti della giornata in cui rispondere alle e-mail.
Anche i social media e le notifiche sul telefono possono distrarre molto al lavoro. Tenete il telefono lontano da voi o spento per evitare di distrarvi dalle cose più importanti. Controllate i social media la sera, al termine della giornata lavorativa.

Raggruppate le attività correlate
Il time batching (raggruppare il tempo, ndr) e il task batching (raggruppare i compiti, ndr) sono i prossimi consigli di gestione del tempo per aumentare la vostra produttività.
Quando preparate la vostra lista giornaliera di cose da fare, raggruppate compiti simili in modo da fare cose simili nello stesso momento, il che significa raggruppare i compiti.
Per mettere in pratica il raggruppamento del tempo, programmate parti specifiche della vostra giornata per attività correlate, come quando programmate riunioni, fate telefonate, controllate le e-mail, controllate i social media o altri siti legati al lavoro, completate progetti o svolgete qualsiasi altra attività correlata.
Nel fare questo, ricordate anche che esiste una "curva di apprendimento" in ogni cosa che fate. Ciò significa che quando si inizia a fare qualcosa di nuovo, può essere necessario un po' di tempo in più per imparare a farlo, ma più spesso lo si fa, la curva di apprendimento inizia ad appiattirsi e a ridurre il tempo necessario per completare ogni compito fino all'80% quando si completa il quinto compito identico.

Concentrarsi su un compito alla volta
Quando è possibile, occupatevi di un compito alla volta. Il multitasking ci impedisce di svolgere il nostro lavoro più produttivo perché la nostra attenzione è divisa in troppe direzioni. Il cervello umano non può gestire più di tanto prima di sentirsi sopraffatto.
Rimanete concentrati sul compito da svolgere fino a quando non lo avrete portato a termine. È incredibile quanto tempo si possa sprecare prendendo in mano un compito, guardandolo o iniziandolo, per poi metterlo giù e tornarci sopra più volte.

Fissare una scadenza più ravvicinata
La misura più importante del tempo è la velocità. La qualità più importante che si può sviluppare nella gestione del tempo è il "senso di urgenza".
Spostate le scadenze di un giorno prima sul calendario, o anche prima. Questo non solo riduce i livelli di stress dovuti al tentativo di rispettare le scadenze dell'ultimo minuto, ma crea anche un senso di urgenza che può aumentare la produttività.
Il senso di urgenza è l'abitudine a muoversi rapidamente quando si presenta l'opportunità. Sviluppate una propensione all'azione. Il ritmo veloce è essenziale per il successo. Tutte le persone di successo non solo lavorano duramente, duramente, duramente, ma lavorano velocemente, velocemente, velocemente!

Dandovi un limite di tempo anticipato, uscirete dalla vostra zona di comfort per superare la procrastinazione, avrete del tempo cuscinetto riservato in caso di necessità e migliorerete la qualità del vostro lavoro.

2. Affrontate prima i compiti più importanti
Uno dei miei consigli più efficaci per la gestione del tempo è quello di iniziare la giornata con le attività più impegnative. Vi stupirete di quanto tempo risparmierete seguendo questa strategia di fare prima le cose più importanti.
Utilizzate uno dei seguenti strumenti di gestione del tempo per aumentare la produttività giornaliera:

Mangiate quella rana!
Mark Twain disse una volta che se la prima cosa che fate ogni mattina è mangiare quella rana, potete affrontare la giornata con la soddisfazione di sapere che probabilmente è la cosa peggiore che vi capiterà per tutto il giorno.
La vostra "rana" è il compito più grande e importante, quello su cui è più probabile che procrastiniate se non fate qualcosa.
Se dovete mangiare due rane, mangiate prima la più brutta. Questo è un altro modo per dire che se avete due compiti importanti davanti a voi, iniziate con il compito più grande, più difficile e più importante.
Disciplinatevi a iniziare subito e a perseverare fino al completamento del compito prima di passare ad altro.

Praticare il Principio di Pareto
Il Principio di Pareto afferma che l'80% del vostro successo deriva dal 20% dei vostri sforzi. Assicuratevi che il vostro lavoro si concentri sul 20% delle attività lavorative che avranno il massimo effetto sul raggiungimento degli obiettivi prefissati.

Applicare il metodo ABCDE
Il metodo ABCDE è una potente tecnica di definizione delle priorità che potete utilizzare ogni giorno.
La potenza di questa tecnica sta nella sua semplicità, perché è orientata all'azione.
Ecco come funziona: Iniziate con un elenco di tutto ciò che dovete fare nel giorno successivo. Pensate su carta. Una volta che avete un elenco di tutti i compiti da portare a termine, dedicate del tempo a organizzare i diversi compiti per livello di priorità:

• I compiti A sono i più importanti e devono essere portati a termine oggi.

• I compiti B hanno solo conseguenze minori se li portate a termine o meno.

• I compiti C non hanno conseguenze se non li portate a termine oggi.

• I compiti D sono quelli che potete delegare in modo da poter portare a termine i compiti A.

• I compiti E sono quelli che dovreste eliminare completamente dalla vostra lista di cose da fare.

La chiave per far funzionare questo metodo ABCDE è che vi imponiate di iniziare immediatamente il vostro compito "A-1". Continuate a farlo fino a quando non sarà completato. Usate la vostra forza di volontà per iniziare questo lavoro, il più importante che possiate fare.

3. Sfruttare gli elenchi di cose da fare come strumento di gestione del tempo
Fare una lista di cose da fare è un consiglio per la gestione del tempo che uso ogni giorno. Vedere i propri compiti per iscritto consente di avere un quadro preciso di come gestire al meglio il tempo durante la giornata e l'intera settimana.

Creare un elenco di cose da fare ogni giorno
Utilizzate le strategie di cui abbiamo parlato per creare la vostra lista di cose da fare ogni giorno. Tutto ciò di cui avete bisogno è un foglio di carta e una penna. In alternativa, potete utilizzare una delle tante risorse aggiuntive disponibili, come le applicazioni per la gestione del tempo e i programmi di elaborazione testi.

Fare degli elenchi di cose da fare un'abitudine
Lavorate sempre su un elenco. Quando si presenta una novità, aggiungetela all'elenco prima di farla. È possibile aumentare la produttività e la produzione del 25% o più dal primo giorno in cui si inizia a lavorare costantemente da un elenco.

Usare diversi tipi di elenchi di cose da fare
Per prima cosa, dovreste creare un elenco principale nel quale scrivere tutto ciò che vi viene in mente nella vostra vita e che volete fare in futuro. Questo è il luogo in cui catturare ogni idea che vi viene in mente o ogni nuovo compito o responsabilità che si presenta.
In secondo luogo, utilizzate il vostro elenco principale per creare un elenco mensile alla fine di ogni mese per il mese successivo.
In terzo luogo, create un elenco settimanale in cui pianificate l'intera settimana in anticipo. Si tratta di un elenco che viene costruito man mano che si procede con la settimana in corso.
Infine, trasferite le voci degli elenchi mensili e settimanali nell'elenco giornaliero. Si tratta dei compiti quotidiani specifici che si intende portare a termine quel giorno.

Spuntate i compiti man mano che li portate a termine
Durante la giornata, spuntate le voci della vostra lista man mano che le completate. Questa attività vi dà un'immagine visiva dei risultati raggiunti. Genera una sensazione di successo e di progresso.  Un progresso costante e visibile vi spinge ad andare avanti e vi aiuta a superare la procrastinazione.

4. Sfruttate i suggerimenti per la gestione del tempo relativa alle e-mail
La posta elettronica è essenziale per condurre gli affari, ma molti di noi perdono troppo tempo a controllare e rispondere alle e-mail.
Per evitare di perdere tempo, mantenete la vostra casella di posta pulita e organizzata. Se un'e-mail non vi serve, cancellatela. Disiscrivetevi dalle liste che usate raramente o create dei filtri per saltare la casella di posta in entrata e andare direttamente alle cartelle etichettate.
Scegliete un paio di momenti della giornata per rispondere a tutte le vostre e-mail in una volta sola. Non rispondete solo a quelle che arrivano. Uno dei miei migliori consigli per utilizzare il vostro tempo in modo efficace è quello di non essere schiavi delle notifiche di posta elettronica.

Mantenete le vostre e-mail brevi e dolci. Disciplinatevi a usare la posta elettronica come strumento di lavoro. Se le vostre risposte sono rapide e puntuali, libererete più tempo per esaminare altre e-mail e renderete tutta la corrispondenza più facile da leggere.
Controllate la posta elettronica due volte al giorno. Controllatela una volta al mattino, dopo essere stati al lavoro per qualche ora. Controllatela un'altra volta nel tardo pomeriggio, dopo pranzo. Dopodiché, lasciate perdere fino a domani e concentratevi su tutto il resto del lavoro che dovete fare.

5. Utilizzare la verifica del tempo come strumento di gestione del tempo
Il prossimo consiglio per gestire il vostro tempo come un campione è quello di condurre una verifica del tempo. Si tratta di tenere traccia di come impiegate il vostro tempo ogni giorno.
Utilizzate carta e penna, un foglio di calcolo, un'applicazione per il monitoraggio del tempo, un'agenda o qualsiasi altro strumento che preferite.
Tracciate il tempo e le attività scrivendo tutto ciò che fate e quando lo fate. Questo include quando si controlla la posta elettronica, si parla con un collega, si completano progetti, si lavora sul posto, si pranza, ci si distrae o si viene interrotti e ogni altro modo in cui si impiega il tempo.
Programmate sul calendario un orario in cui inizierete e terminerete il controllo del tempo. Per la maggior parte delle persone, la verifica inizierà all'inizio della settimana lavorativa e durerà fino alla fine della settimana. Tuttavia, se il vostro calendario mensile è irregolare, pianificate in anticipo e programmate la verifica del tempo durante le settimane che rappresentano meglio il vostro modo di impiegare il tempo.
Quando analizzate il vostro controllo del tempo, potrete vedere dove perdete tempo ad aspettare persone o cose e se state dedicando tempo alle vostre priorità più importanti. Dopo aver monitorato il vostro tempo, saprete come gestirlo meglio.

6. Proteggete la salute mentale
Infine, forse il più importante di tutti i miei consigli per la gestione del tempo è quello di assicurarsi di rimanere mentalmente sani. Questo è essenziale per la vostra felicità e il successo in tutti gli aspetti della vostra vita.
Il consiglio migliore per proteggere la vostra salute è quello di applicare tutti i consigli di cui abbiamo parlato finora, oltre a concentrarvi sulla creazione di un sano equilibrio tra lavoro e vita privata.
Un esempio di come farlo è sfruttare il potere delle affermazioni positive. La positività cambierà la qualità della vostra vita e l'uso di affermazioni positive è un metodo potente per programmare la vostra mente inconscia con un "self-talk positivo".
Un altro esempio è l'uso della visualizzazione per programmare la mente inconscia. Le immagini mentali influenzano in modo molto immediato la mente inconscia. Nella psicologia dell'immagine di sé, la persona che vedete è la persona che diventerete attraverso le affermazioni positive. Cominciate a vedervi ben organizzati, efficienti ed efficaci nella gestione del tempo.
Un terzo esempio è quello di rilassarsi e meditare. Sedetevi o sdraiatevi in un luogo tranquillo dove potete stare completamente soli nel silenzio. Create un'immagine dei prossimi eventi, ad esempio, e vedeteli svolgersi perfettamente sotto ogni aspetto. Vedete voi stessi come calmi, positivi, felici e in pieno controllo. Vedete le altre persone che fanno e dicono esattamente quello che vorreste che facessero se la situazione fosse perfetta.
Un ultimo esempio di come concentrarsi sulla salute mentale e generale è immaginare di essere già eccellenti nella gestione del tempo. Quando vi concentrate e fate finta di essere eccellenti nella gestione del tempo, alla fine l'azione, che è sotto il vostro diretto controllo, svilupperà la mentalità o la convinzione nella vostra mente inconscia.

Raggiungete i vostri obiettivi con buone capacità di gestione del tempo
Ora che disponete di questi preziosi consigli per la gestione del tempo, iniziate a monitorare il vostro tempo, a stilare liste e a dare priorità alle cose più importanti. Concedetevi un tempo cuscinetto per ridurre il livello di stress e praticate tecniche importanti per mantenere un corretto equilibrio tra lavoro e vita privata.

Autore: Brian Tracy - Autore e speaker motivazionale
Fonte: www.briantracy.com