Gli investimenti in produttività
01.04.2014

Possiamo tutti essere più produttivi, come individui e come organizzazioni. C’è sempre del valore che può essere aggiunto utilizzando soltanto le risorse a disposizione. Ma cosa aumenta la produttività? Non più risorse, questa è una regola. Più soldi che producano lo stesso risultato per singolo dollaro speso non rappresentano un miglioramento. Quello che comporta una maggiore resa a parità di energia investita è il consapevole inserimento di almeno una di quattro attività che non accadono da sole: chiarire, focalizzare, strutturare e agire.

(1) Pulire e chiarire. Ogni attività che non gestisca i suoi “scarti” in modo appropriato è destinata a far sì che il sistema si trascini sempre più e a causare sforzi del tutto non necessari per sostenere e occuparsi dei residui accumulati. Cosa non è più necessario? Vecchi progetti, procedure e policy superate, vecchi impegni non rinegoziati, tossine corporee che portano ansia – qualunque cosa che prenda spazio e attenzione e non stia creando valore, quando viene rimossa, migliorerà automaticamente il funzionamento del sistema e i risultati. Ma richiede intenzione e azione eliminare tutta quella roba – essa diventa sempre più inerte se non si aggiorna regolarmente con un interesse concreto.

 

(2) Focalizzarsi. Le forze psichiche e fisiche vengono automaticamente messe in moto con un obiettivo preciso mentre si disperdono rapidamente e vengono esaurite se non ne hanno uno. Qual è lo scopo… di questo meeting, questa proposta, questa vacanza, questo dipartimento, questo tavolo, questo lavoro? Cosa stiamo cercando di fare? Dove stiamo andando? Risposte chiare a queste domande creano energia che produce risultati con un minor sforzo. Ma serve essere focalizzati per dirigersi verso un obiettivo preciso. Se non viene perseguito, la distrazione si insinua come un ladro nel mezzo della notte.

 

(3) Strutturare. Guarda attorno a te le strutture fisiche che vedi in questo momento. Esse esistono non perché abbiano un valore in se stesse, ma per quello che creano – comfort, protezione, supporto, comunicazione, focus, visibilità – con un minimo dispendio di energia. Senza alcuna struttura e solamente con le nostre forze investiremmo un sacco di tempo per ottenere forse gli stessi risultati ma con molta più fatica. Senza alcuna lista di tutte le nostre cose da fare alla mano quando siamo indaffarati fuori casa, probabilmente non saremmo tanto produttivi quanto potremmo realmente esserlo. Se nessuno è incaricato di rispondere al telefono, tutti devono distogliere la loro attenzione da ciò che stanno facendo quando il telefono squilla. Se i miei pennelli non sono in ordine, io limiterò la mia creatività. Le strutture non si presentano da sole. Le persone produttive si chiedono sempre: come posso meglio organizzare e ottimizzare quello che sto facendo?

 

(4) Agire. E’ più facile muoversi quando sei già in movimento. Richiede meno sforzo dare una nuova direzione a qualcosa che sta seguendo la rotta sbagliata, piuttosto che far partire qualcosa dal punto di partenza. La paura dell’ignoto e delle potenziali conseguenze negative dell’imperfezione può facilmente creare la paralisi da analisi. Se qualcosa deve essere diverso da com’è e non c’è una “prossima azione” già decisa, tenderanno a esserci un’angoscia debilitante e una capacità di movimento pari a zero. Iniziare con un semplice prossimo passo è spesso la chiave per rilasciare l’energia accumulata e generare un momentum produttivo. Ma è richiesta una grande concentrazione di intento per mantenere la mente salda verso un’azione definita con estrema precisione.

 

Ognuna di queste quattro dinamiche può migliorare la qualità e la quantità dei tuoi risultati, ma ognuna richiede la messa in atto di uno sforzo cosciente. E ognuna di queste, non applicata, può danneggiarlo. Tu puoi avere un dipartimento pulito, focalizzato, attivo, che manca di buone descrizioni degli incarichi e non sarà efficace quanto potrebbe esserlo. Un team può essere ben strutturato, svolgere straordinari, avere cestini sempre svuotati, ma ancora non essere focalizzato su quello che ha davvero bisogno di mettere in atto in modo appropriato. E tu potresti avere un executive che lavora sodo e ben orientato agli obiettivi, che ha però tonnellate di comunicazioni incomplete e impegni che lo appesantiscono e lo portano giù come un albatros.

 

Una persona che realizzi delle performance di alto livello e sostenibili tiene il focus su ciò che è importante, afferra e organizza tutti gli “anelli deboli” ancora rilevanti per la propria vita e il proprio lavoro, e mette in atto in modo continuativo attività che esprimano e completino quella che è la propria “to do”. Se non stai rendendo nella tua posizione tanto quanto vorresti, quale di queste aree strategiche per la produttività è la causa della tua debolezza in questo momento?  Quale potrebbe essere l’area di miglioramento per la tua organizzazione o la tua famiglia? Le cose sono pulite, focalizzate, strutturate e “attive” quanto potrebbero o devono ancora esserlo in tutte le aree significative? Quale sarebbe una buona strategia di investimento?

 

Una definizione utile di libertà è ottenuta solamente cercando il principio della libertà nel principale business della vita umana, che significa, nel processo attraverso cui gli uomini gestiscono le loro reazioni e imparano a controllare il loro ambiente. – Walter Lippman

Autore: David Allen - Creator of GETTING THINGS DONE method
Fonte: www.davidco.com