Sbarazzarsi delle scimmie
Il manager torna in ufficio il lunedì mattina sufficientemente tardi, per far si che i suoi quattro subordinati si fossero radunati fuori dal suo ufficio in attesa di vederlo per le loro scimmie. Li chiama uno per uno. Lo scopo di ogni colloquio è prendere una scimmia, metterla sulla scrivania tra di loro e capire insieme come la prossima mossa potrebbe essere quella del subordinato. Per certe scimmie ci vorrà un po' di tempo. La prossima mossa del subordinato può essere così sfuggente che il manager può decidere, solo per il momento, di lasciare che la scimmia dorma sulla schiena del subordinato durante la notte e di farla tornare con lui a un'ora stabilita la mattina dopo per continuare la ricerca congiunta di una mossa più sostanziale da parte del subordinato. (Le scimmie dormono altrettanto bene durante la notte sulla schiena dei subordinati che su quella dei superiori).
Quando ogni subordinato lascia l'ufficio, il manager è ricompensato dalla vista di una scimmia che lascia il suo ufficio sulla schiena del subordinato. Per le 24 ore successive, il subordinato non aspetterà il manager, ma sarà il manager ad aspettare il subordinato.
Più tardi, come per ricordare a sé stesso che non c'è nessuna legge che gli impedisca di fare un esercizio costruttivo nel frattempo, il manager passa dall'ufficio del subordinato, infila la testa nella porta e chiede allegramente: "Come va?" (il tempo impiegato per fare questo è discrezionale per il manager e imposto dal capo per il subordinato).
Accettando la scimmia, il manager ha assunto volontariamente una posizione di subordinazione nei confronti del suo sottoposto.
Quando il subordinato (con la scimmia sulla schiena) e il manager si incontrano all'ora stabilita il giorno successivo, il manager spiega le regole di base con parole di questo tipo:
"In nessun momento, mentre ti aiuto a risolvere questo o qualsiasi altro problema, il tuo problema diventerà il mio. Nel momento in cui il tuo problema diventa mio, non hai più un problema. Non posso aiutare una persona che non ha un problema.
Quando questo incontro sarà terminato, il problema lascerà questo ufficio esattamente come è arrivato, sulla vostra schiena. Potete chiedere il mio aiuto in qualsiasi momento stabilito e decideremo insieme quale sarà la prossima mossa e chi di noi la farà.
Nei rari casi in cui la prossima mossa sarà la mia, la decideremo insieme. Non farò nessuna mossa da solo".
Il manager segue questa stessa linea di pensiero con ogni subordinato fino alle 11 circa, quando si rende conto che non deve chiudere la porta. Le sue scimmie se ne sono andate. Torneranno, ma solo su appuntamento. Il suo calendario lo assicura.
Trasferire l'iniziativa
Con l'analogia della scimmia sulla schiena, abbiamo voluto sottolineare che i manager possono trasferire l'iniziativa ai loro subordinati e mantenerla lì. Abbiamo voluto evidenziare un'ovvietà tanto ovvia quanto sottile: prima di sviluppare l'iniziativa nei subordinati, il manager deve fare in modo che siano loro ad averla. Una volta che il manager se la riprende, non ce l'ha più e può dire addio al suo tempo discrezionale. Tutto tornerà a essere tempo imposto dal subordinato.
Inoltre, il manager e il subordinato non possono avere la stessa iniziativa nello stesso momento. L'incipit "Capo, abbiamo un problema" implica questa dualità e rappresenta, come già detto, una scimmia a cavallo di due schiene, che è un pessimo modo avviare una scimmia sulla sua strada. Prendiamoci quindi qualche momento per esaminare quella che chiamiamo "l'anatomia dell'iniziativa manageriale".
Esistono cinque gradi di iniziativa che il manager può esercitare nei confronti del capo e del sistema:
aspettare che gli venga detto (iniziativa più bassa);
chiedere cosa fare;
raccomandare, poi agire di conseguenza;
agire, ma informare subito;
agire di propria iniziativa, quindi riferire di routine (iniziativa più elevata).
Chiaramente, il manager dovrebbe essere abbastanza professionale da non indulgere nelle iniziative 1 e 2 né nei confronti del capo né nei confronti del sistema. Un manager che utilizza l'iniziativa 1 non ha alcun controllo né sulla tempistica né sul contenuto del tempo imposto dal capo o dal sistema e quindi perde qualsiasi diritto di lamentarsi di ciò che gli viene detto di fare o quando. Il manager che utilizza l'iniziativa 2 ha il controllo sui tempi ma non sui contenuti. Le iniziative 3, 4 e 5 lasciano al manager il controllo di entrambe le cose, con la massima quantità di controllo esercitata al livello 5.
In relazione ai subordinati, il compito del manager è duplice. In primo luogo, vietare l'uso delle iniziative 1 e 2, in modo da non lasciare ai subordinati altra scelta se non quella di imparare e padroneggiare il "lavoro personale completo". In secondo luogo, fare in modo che per ogni problema che esce dal suo ufficio sia assegnato un livello di iniziativa concordato, oltre a un orario e un luogo concordati per il prossimo incontro manager-subordinato. Quest'ultimo dovrebbe essere debitamente annotato sul calendario del manager.
Cura e alimentazione delle scimmie
Per chiarire ulteriormente la nostra analogia tra la scimmia sulla schiena e i processi di assegnazione e controllo, faremo brevemente riferimento al programma di appuntamenti del manager, che prevede cinque regole ferree che disciplinano la "Cura e l'alimentazione delle scimmie". (La violazione di queste regole costerà tempo discrezionale).
Regola 1. Le scimmie devono essere nutrite o uccise. Altrimenti moriranno di fame e il gestore perderà tempo prezioso per le autopsie o i tentativi di risurrezione.
Regola 2. La popolazione di scimmie deve essere mantenuta al di sotto del numero massimo che il manager ha il tempo di nutrire. I subordinati troveranno il tempo di lavorare tante scimmie quante lui o lei ne può nutrire, ma non di più. Servono da 5 a 15 minuti per nutrire una scimmia ben tenuta.
Regola 3. Le scimmie devono essere nutrite solo su appuntamento. Il manager non deve andare a caccia di scimmie affamate e nutrirle in base al principio “cattura il più possibile”.
Regola 4. Le scimmie devono essere nutrite di persona o per telefono, mai per email. (Ricordate: con la mail, la prossima mossa dovrà essere quella del manager). La documentazione può contribuire al processo di alimentazione, ma non può sostituirsi all'alimentazione stessa.
Regola 5. Ad ogni scimmia deve essere assegnato un orario di alimentazione successivo e un grado di iniziativa. Questi possono essere rivisti in qualsiasi momento di comune accordo, ma non devono mai diventare vaghi o indefiniti. Altrimenti, la scimmia morirà di fame o finirà sulla schiena del responsabile.
"Ottenere il controllo sui tempi e sui contenuti di ciò che si fa" è un consiglio appropriato per la gestione del tempo. La prima cosa da fare è che il manager allarghi il proprio tempo discrezionale eliminando quello imposto dai subordinati. Il secondo è che il manager utilizzi una parte di questo nuovo tempo discrezionale per assicurarsi che ogni subordinato abbia effettivamente l'iniziativa e la applichi. Il terzo è che il manager usi un'altra parte del tempo discrezionale aumentato per ottenere e mantenere il controllo dei tempi e dei contenuti del tempo imposto dal capo e dal sistema. Tutti questi passaggi aumenteranno la leva del manager e consentiranno di moltiplicare senza limiti teorici il valore di ogni ora spesa nella gestione della gestione del tempo.
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