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Gestione del Tempo - Chi Ha La Scimmia? 1/2
Perché i manager hanno sempre poco tempo a disposizione, mentre i loro subordinati hanno sempre poco lavoro? In questa sede esploreremo il significato della gestione del tempo in relazione all'interazione tra i manager e i loro capi, i loro colleghi e i loro subordinati.
In particolare, ci occuperemo di tre tipi di gestione del tempo:
Tempo imposto dal capo: utilizzato per svolgere quelle attività che il capo richiede e che il manager non può disattendere senza incorrere in sanzioni dirette e rapide.
Tempo imposto dal sistema: utilizzato per soddisfare le richieste di supporto attivo da parte dei colleghi. Anche trascurare queste richieste comporta sanzioni, anche se non sempre altrettanto dirette e rapide.
Tempo autoimposto: viene utilizzato per fare le cose che il manager ha deciso o concordato di fare. Una certa parte di questo tipo di tempo, tuttavia, sarà presa dai subordinati e si chiama tempo imposto dai subordinati. La parte restante sarà di competenza del manager e si chiamerà tempo discrezionale. Il tempo autoimposto non è soggetto a sanzioni, poiché né il capo né il sistema possono punire il manager per non aver fatto ciò che non sapevano che avesse intenzione di fare.
Per soddisfare queste esigenze, i manager devono controllare i tempi e i contenuti di ciò che fanno. Poiché ciò che i loro capi e il sistema impongono loro è soggetto a sanzioni, i manager non possono non evadere quelle richieste. Pertanto, il tempo che si autoimpongono diventa la loro principale area di preoccupazione.
I manager dovrebbero cercare di aumentare la componente discrezionale del loro tempo autoimposto, riducendo al minimo o eliminando la componente subordinata. Utilizzeranno quindi l'incremento per ottenere un migliore controllo sulle attività imposte dal capo e dal sistema. La maggior parte dei manager passa molto più tempo a occuparsi dei problemi dei subordinati di quanto non si renda conto. Utilizzeremo quindi la metafora della scimmia sulla schiena per esaminare come nasce il tempo imposto dai subordinati e cosa può fare il superiore al riguardo.
Dov'è la scimmia?
Immaginiamo che un manager stia camminando lungo il corridoio e che noti uno dei suoi subordinati, Jones, venire verso di lui. Quando i due si incontrano, Jones saluta il manager dicendo: "Buongiorno. A proposito, abbiamo un problema. Vede...". Mentre Jones continua, il manager riconosce in questo problema le due caratteristiche comuni a tutti i problemi che i suoi subordinati portano gratuitamente alla sua attenzione. In particolare, il manager sa abbastanza per essere coinvolto, ma non abbastanza per prendere la decisione su due piedi che ci si aspetta da lui. Alla fine, il manager dice: "Sono contento che tu abbia sollevato la questione. Ora sono di fretta. Nel frattempo, mi ci lasci pensare e le farò sapere". Poi lui e Jones si separano.
Analizziamo quello che è appena successo. Prima che i due si incontrassero, sulla schiena di chi era la “scimmia”? Quella del subordinato. Dopo che si sono lasciati, di chi era la schiena con la “scimmia”? Del manager. Il tempo imposto dai subordinati inizia nel momento in cui una scimmia riesce a saltare dalla schiena di un subordinato a quella del suo superiore e non termina finché la scimmia non viene restituita al suo proprietario per essere curata e nutrita. Accettando la scimmia, il manager ha assunto volontariamente una posizione di subordinazione nei confronti del suo sottoposto. In altre parole, ha permesso a Jones di renderlo suo subordinato facendo due cose che generalmente ci si aspetta che un subordinato faccia per un capo: il manager ha accettato una responsabilità dal suo subordinato e il manager le ha promesso un rapporto sui progressi compiuti.
Il subordinato, per assicurarsi che il manager non si lasci sfuggire questo punto, entrerà nell'ufficio del manager e chiederà allegramente: "Come va?" (questo si chiama supervisione).
Oppure immaginiamo che, al termine di una conferenza con Johnson, un altro subordinato, il manager dica: "Bene. Mi mandi un promemoria al riguardo".
Analizziamo questo caso. La scimmia è ora sulla schiena del subordinato perché la prossima mossa è la sua, ma è pronta per un salto. Attenzione alla scimmia. Johnson scrive doverosamente il promemoria richiesto e lo invia via email. Poco dopo, il manager lo legge. Di chi è la mossa ora? Del manager. Se non lo fa al più presto, riceverà un promemoria dal subordinato (questa è un altro tipo di supervisione). Più il manager ritarda, più il subordinato si sentirà frustrato (non sta ottenendo alcun risultato) e più il manager si sentirà in colpa (il tempo arretrato imposto dal subordinato si sta accumulando).
Supponiamo ancora una volta che durante una riunione con un terzo subordinato, Smith, il manager accetti di fornire tutto il supporto necessario per una proposta di pubbliche relazioni che ha appena chiesto a Smith di sviluppare. Le parole con cui il manager la saluta sono: "Fammi sapere come posso aiutarti".
Analizziamo ora questo aspetto. Anche in questo caso la scimmia è inizialmente sulla schiena del subordinato. Ma per quanto tempo? Smith si rende conto che non può far "sapere" al manager finché la sua proposta non ha l'approvazione del manager. E, per esperienza, si rende anche conto che la sua proposta rimarrà probabilmente nella valigetta del manager per settimane prima che questi la prenda in considerazione. Chi ha davvero la scimmia? Chi controllerà chi? L’arrivo da nessuna parte e il collo di bottiglia sono di nuovo presenti.
Un quarto dipendente, Reed, è stato appena trasferito da un altro settore dell'azienda per poter lanciare e infine gestire una nuova iniziativa imprenditoriale. Il manager ha detto che presto dovranno riunirsi per definire una serie di obiettivi per il nuovo lavoro, aggiungendo: "Preparerò una prima bozza da discutere con te".
Analizziamo anche questo. Il subordinato ha il nuovo lavoro (con un incarico formale) e la piena responsabilità (con una delega formale), ma al manager spetta la prossima mossa. Finché non la farà, avrà la scimmia e il subordinato sarà immobilizzato.
Perché accade tutto questo? Perché in ciascun caso il manager e il subordinato partono dal presupposto che, consapevolmente o meno, la questione in esame sia un problema comune. In tutti i casi, la scimmia inizia la sua carriera a cavallo tra le schiene di entrambi. Basta muovere la zampa sbagliata e il subordinato scompare abilmente. Il manager si ritrova così con un'altra acquisizione per il suo serraglio. Naturalmente, le scimmie possono essere addestrate a non muovere la gamba sbagliata. Ma è più facile evitare che si mettano a cavalcioni sulle spalle.
Chi lavora per chi?
Supponiamo che questi stessi quattro subordinati siano così premurosi e attenti al tempo del loro superiore che si preoccupano di non permettere a più di tre scimmie di saltare dalla schiena di ciascuno di loro alla sua in un giorno. In una settimana di cinque giorni, il manager avrà raccolto 60 scimmie urlanti, decisamente troppe per poter fare qualcosa individualmente. Così passa il tempo imposto dai suoi subordinati destreggiandosi tra le sue "priorità".
Nel tardo pomeriggio di venerdì, il manager è nel suo ufficio, con la porta chiusa per la privacy, in modo da poter analizzare la situazione, mentre i suoi subordinati aspettano fuori per avere l'ultima possibilità prima del fine settimana per ricordargli che dovrà prendere una decisione e inviare loro quanto detto. Immaginate cosa si dicono l'un l'altro del manager mentre aspettano: "Che collo di bottiglia. Non riesce proprio a decidersi. Come può qualcuno essere arrivato così in alto nella nostra azienda senza essere in grado di prendere una decisione".
La cosa peggiore è che il manager non può fare nessuna di queste "mosse successive" perché il suo tempo è quasi interamente assorbito dalla soddisfazione dei requisiti imposti dal suo capo e dal sistema. Per prendere in mano questi compiti, ha bisogno di tempo discrezionale, che a sua volta gli viene negato quando è occupato da tutte queste scimmie. Il manager si trova in un circolo vizioso. Ma il tempo è denaro (è un eufemismo). Il manager chiama la sua segretaria al citofono e le chiede di comunicare ai suoi subordinati che non potrà vederli fino al lunedì mattina. Alle 19:00 torna a casa, con la ferma intenzione di tornare in ufficio il giorno dopo per mettersi in pari con il fine settimana. Il giorno dopo arriva di buon'ora e vede, sul green più vicino del campo da golf di fronte alla finestra del suo ufficio, un quartetto. Indovinate chi?
Ecco fatto. Ora sa chi lavora davvero per chi. Inoltre, ora vede che se durante questo fine settimana riuscirà a realizzare ciò che è venuto a fare, il morale dei suoi subordinati salirà così tanto che ognuno di loro alzerà il limite del numero di scimmie che lascerà saltare dalla propria schiena quella del manager. In breve, ora si rende conto, con la chiarezza di una rivelazione in cima a una montagna, che più si mette in pari, più rimane indietro.
Lascia l'ufficio con la velocità di una persona che scappa da una pestilenza. Il suo piano? Rimettersi in pari con qualcosa per cui non ha avuto tempo da anni: un fine settimana con la sua famiglia. (Questa è una delle tante varietà di tempo discrezionale).
La domenica sera si gode dieci ore di sonno dolce e tranquillo, perché ha dei piani ben precisi per il lunedì. Si libererà del tempo imposto dai suoi subordinati. In cambio, otterrà un'uguale quantità di tempo discrezionale, parte del quale lo trascorrerà con i suoi subordinati per assicurarsi che imparino la difficile ma gratificante arte manageriale chiamata "Cura e alimentazione delle scimmie".
Al manager rimarrà anche molto tempo discrezionale per controllare i tempi e i contenuti non solo delle attività imposte dal capo, ma anche di quelle imposte dal sistema. Potrebbero volerci mesi, ma rispetto a come sono andate le cose, i vantaggi saranno enormi. L'obiettivo finale è gestire il proprio tempo.
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