Traccia il tuo tempo per 30 giorni. Quello che imparerai potrebbe sorprenderti.
08.05.2018

È difficile sapere se stiamo davvero spendendo efficientemente il nostro tempo. Ci sembra di lavorare sodo – e siamo sicuramente stressati. Ma stiamo impiegando il nostro tempo per le cose giuste? Questa è la domanda cui mi sono prefissata di rispondere all’inizio di quest’anno. Mi sentivo sopraffatta dopo aver trascorso l’autunno a lavorare sulla pubblicazione di un nuovo libro e mi stavo dirigendo finalmente alla lista di compiti che avevo trascurato.

Ispirata da una collega, l’esperta di gestione del tempo Laura Vanderkam, ho deciso di trascorrere il mese di febbraio analizzando esattamente come impegnavo il mio tempo, ad intervalli di mezz’ora. Non lo ho fatto in maniera tecnologica – ho utilizzato un foglio di Excel – ma anche solo il processo di ricordare di scrivere le cose su quel foglio era difficile. Dopotutto, siamo abituati a vivere le nostre vite, non a registrarle. Ma le informazioni che ho guadagnato alla fine del mese si rivelarono particolarmente utili. In particolare, ne ho evidenziate quattro che mi hanno fatto riflettere sui luoghi più comuni a proposito di produttività e gestione del tempo. Ti incoraggio quindi a redigere la tua analisi del tempo, e se non hai tempo (ha!), ecco cosa ho imparato:

 

Il corretto tipo di multitasking può essere rivoluzionario. Abbiamo sentito parlare tutti dei pericoli del multitasking – non possiamo fare più cose contemporaneamente, soffriremo sempre dei costi cognitivi dovuti al cambiamento. Questo è vero per determinate attività ma – in modo cruciale – è irrilevante per altre. Ad esempio, quasi tutti possiamo facilmente ascoltare un file audio mentre ci alleniamo, cuciniamo, o ci rechiamo al lavoro e, se stai cenando da solo, puoi leggere mentre mangi.

 

Con i dati di un mese in mano, sono rimasta sorpresa di scoprire che avevo una media di quasi due ore di lettura al giorno, più altri 90 minuti di ascolto di contenuti audio. “Leggere di più” è un’aspirazione comune per i professionisti impegnati – un sondaggio ha riportato che quasi una persona su cinque lo reputa come uno dei suoi “buoni propositi” per l’anno nuovo – e il “multitasking strategico“ è un modo sorprendentemente semplice per riuscire a farlo.

 

Ci sono benefici dalla combinazione delle tue reti personali e professionali. Molte persone credono ancora che amici e affari non si debbano mescolare e che, al contrario, sia necessario separare la vita personale da quella professionale. Ed è vero che i confini possono essere importanti per l’equilibrio tra lavoro e vita privata.

 

Ma se si apprezza ciò che si fa, gli amici più interessanti del mondo sono spesso quelli con cui puoi condividere sia questioni personali (discutere di hobby o commiserarsi a proposito delle proprie relazioni interpersonali) sia quelle relative alla propria attività. Mentre scrivo questo articolo, infatti, sono su un aereo con uno dei miei più cari amici, che mi ha invitato ad un consorzio di business d’élite al quale stiamo andando insieme. Nel mio esercizio di monitoraggio del tempo, ho distribuito il mio tempo in più categorie se verificavano entrambi i criteri. Sorprendentemente, questo mi ha permesso di avere il 29% di tempo in più al mese – ovvero 866 ore invece di 672 – e ciò mi ha aiutato a fare molto di più.

 

Ad esempio, ho imparato che trascorro 19,3 ore alla settimana con gli amici e 17 ore facendo una qualche forma di networking. La sovrapposizione non è perfetta ma quasi, e quelle relazioni hanno costituito il nucleo del mio successo professionale. Io potrei dedicare più tempo ad attività sociali di altri – vivo in città e non ho bambini – ma lo stesso principio di sovrapporre il circolo di conoscenze professionali con gli amici è valido indipendentemente dal numero di ore che può essere dedicato.

 

Certe ore del giorno sono particolarmente destinate ad essere “sprecate”.

Io non spreco molto tempo sui social media (lo definisco “spreco” se parliamo di tempo dedicato a guardare qua e là, invece di postare con uno scopo lavorativo in mente). Di fatto, raggiunge solo 2,5 ore nel mese di febbraio. Nel quadro complessivo, non è molto e alla fine non abbiamo bisogno di ottimizzare ogni singolo minuto. Ma almeno mi piacerebbe scegliere con maggiore consapevolezza come staccare, e i social media non sarebbero la mia scelta preferita.

Le volte durante le quali mi capitava di dedicarmi ai social meda, emergeva un chiaro schema: avveniva di solito sempre tra le 22 e le 23. Quindi nonostante le recenti domande sull’accuratezza della teoria di Roy Baumesister sull’ “ego depletion” (letteralmente esaurimento dell’ego), certamente sembrava che io fossi più soggetta alla distrazione in quel momento, quando non avevo più le richieste assillanti del giorno ma non ero abbastanza stanca da mettermi a dormire. Realizzando che quella fascia oraria era quella in cui le mie difese sono più basse, posso ora far più caso al rischio di spendere male il mio tempo.

 

Certi compiti comportano un peso psicologico sproporzionato.

Prima di iniziare il mio esperimento, la mia sensazione era di essere assediata dalle e-mail e che questo potesse danneggiare la mia produttività. Ma la realtà era qualcosa di diverso. Di fatto ho trascorso 1,35 ore nella gestione di mail, che non è un dato insignificante. Ma non è nemmeno una cosa opprimente, e di molto inferiore in termini di quantità di tempo a quello che ho dedicato ogni giorno al lavoro “puro” dedicato ai miei clienti (mia priorità in assoluto), al networking e al tempo con gli amici, perfino alla lettura.

Comunque, anche riconoscendo questo, la gestione delle e-mail continuava a stressarmi più di qualunque altra attività, e mi sentivo costantemente sotto pressione a livello psicologico quanto ero “indietro” nei tempi di risposta. Non era tanto la frequenza nel controllare le mail che mi stressava. (Alcuni hanno tentato di controllare le mail solo due volte al giorno, ottenendo risultati di vario tipo). Per me l’ansia arrivava dalla sensazione – legata alla natura delle email in questione – che le persone stessero attendendo la mia risposta e che io trovassi sempre attività nuove nella mia to do list.

Ad ogni modo, il mio esperimento di registrazione del tempo, mi aiutò a vedere le cose sotto un’altra prospettiva. Noi non possiamo mai completamente fuggire il senso di colpa legato al fatto che non abbiamo risposto alle e-mail. Ma sono più disposta ad accettare un piccolo rimorso dovuto all’essere lenta nel rispondere alle e-mail (le urgenze) piuttosto che il vero problema nel lungo periodo che incontrerei se mi guardassi indietro e vedessi di essere diventata una “ninja nei tempi di risposta alle email” avendo però trascurato le mie priorità strategiche (quelle importanti).

 

La registrazione del tempo trascorso può essere onerosa. Infatti, ho assegnato questo esperimento al gruppo di master mind che conduco e diversi partecipanti non sono riusciti a portarlo termine. Una strategia che ho usato per forzarmi a scrivere ogni singola ora ogni giorno è stato l’“Habit stacking”, cioè affiancare l’attività ad una abitudine esistente. Nel mio caso, lasciavo il mio documento Excel aperto sul computer così era la prima cosa che vedevo quando ritornavo al lavoro dopo un break. Quello mi permetteva di registrare qualunque cosa avessi fatto nell’intervallo appena trascorso, che fosse dormire (dopo un intervallo notturno), partecipare ad una riunione, o pranzare.

Se riesci a portare a termine la cosa, le conoscenze che ne trarrai possono essere di valore inestimabile. Capire dove puoi condurre un multitasking di successo, concederti più ore durante il giorno, può trasformare la tua produttività. E riconoscere quali attività comportano per te un maggiore stress ti rende capace di prendere decisioni migliori su come delegarle o riorganizzare il tuo planning operativo, così potrai ottimizzare le mansioni nel modo che ti sia più congeniale.

Senza dati, potresti avere una visione errata di come trascorri il tuo tempo, per esempio esagerando inavvertitamente il numero di ore che dedichi al lavoro o pensando di sprecare più tempo di quello che in effetti non sfrutti.

Il mio mese di registrazione delle attività mi ha dato delle analisi utilissime che mi hanno permesso di diventare più produttiva – e se puoi fare uno sforzo per valutare la tua agenda, anche questo potrebbe evidenziare i modi per ottimizzare sempre più.

 

Autore: Dorie Clark
Fonte: www.hbr.org