Il modello di Lewin per la gestione del cambiamento. Comprendere le tre fasi del cambiamento
23.07.2024

Il cambiamento è un filo conduttore che attraversa tutte le aziende, indipendentemente dalle dimensioni, dal settore e dall'età. Il mondo cambia velocemente e anche le organizzazioni devono cambiare rapidamente. Le organizzazioni che gestiscono bene il cambiamento prosperano, mentre quelle che non lo fanno possono lottare per sopravvivere.

Il concetto di "gestione del cambiamento" è oggi familiare alla maggior parte delle aziende. Ma il modo in cui le aziende gestiscono il cambiamento (e il successo che ottengono) varia enormemente a seconda della natura dell'azienda, del cambiamento e delle persone coinvolte. E una parte fondamentale di questo dipende dalla comprensione del processo di cambiamento da parte delle persone all'interno dell'azienda.
 

Uno dei modelli fondamentali per la comprensione del cambiamento organizzativo è stato sviluppato da Kurt Lewin negli anni '40, ed è tuttora valido. Il suo modello è noto come Unfreeze - Change – Refreeze (scongelare – cambiare – ricongelare, ndr.), che si riferisce al processo di cambiamento in tre fasi da lui descritto. Lewin, fisico e scienziato sociale, ha spiegato il cambiamento organizzativo con l'analogia del cambiamento della forma di un blocco di ghiaccio.

Comprendere il modello di gestione del cambiamento di Lewin


Se avete un grosso cubo di ghiaccio ma vi rendete conto che quello che volete è un cono di ghiaccio, cosa fate? Per prima cosa bisogna sciogliere il ghiaccio per renderlo disponibile al cambiamento (scongelarlo). Poi bisogna modellare l'acqua ghiacciata nella forma desiderata (cambiare). Infine, bisogna solidificare la nuova forma (ricongelare).

Considerando il cambiamento come un processo con fasi distinte, è possibile prepararsi a ciò che sta per accadere e preparare un piano per gestire la transizione - guardando prima di saltare, per così dire. Troppo spesso le persone affrontano il cambiamento alla cieca, causando inutili disordini e caos.

Per avviare un processo di cambiamento di successo, bisogna innanzitutto capire perché il cambiamento deve avvenire. Come ha detto Lewin, "la motivazione al cambiamento deve essere generata prima che il cambiamento possa avvenire. Si deve essere aiutati a riesaminare molti degli assunti più cari su sé stessi e sulle relazioni con gli altri". Questa è la fase di scongelamento da cui inizia il cambiamento.

Fase 1: Scongelamento
Questa prima fase del cambiamento consiste nel preparare l'organizzazione ad accettare che il cambiamento è necessario, il che implica l'abbattimento dello status quo esistente prima di poter costruire un nuovo modo di operare.

La chiave è sviluppare un messaggio convincente che mostri perché il modo di fare esistente non può continuare. Questo è più facile da inquadrare quando si possono indicare fattori tangibili come, ad esempio, il calo delle vendite, gli scarsi risultati finanziari, i preoccupanti sondaggi sulla soddisfazione dei clienti.

Questa prima parte del processo di cambiamento è di solito la più difficile e stressante. Quando si inizia a ridurre il "modo in cui si fanno le cose", si mette in crisi tutto e tutti.

Si possono suscitare reazioni forti nelle persone, ed è proprio questo che bisogna fare per creare una forte motivazione a cercare un nuovo equilibrio. Senza questa motivazione, non otterrete l'adesione e la partecipazione necessarie per realizzare un cambiamento significativo.

Ecco alcuni passi pratici che potete compiere per "sciogliere il ghiaccio" della fase di scongelamento:

• Determinare ciò che deve cambiare facendo un'indagine sul team o sull'organizzazione per capire lo stato attuale.

• Capire perché il cambiamento deve avvenire.

• Utilizzare l'analisi degli stakeholder e la gestione degli stakeholder per identificare e ottenere il sostegno delle persone chiave all'interno dell'organizzazione.

• Inquadrare il problema come un problema di importanza per l'intera organizzazione.

• Creare un messaggio convincente sul perché del cambiamento.

• Utilizzate la vostra visione e la vostra strategia come prove a sostegno.

• Comunicare la visione in termini di cambiamento necessario.

• Enfatizzate il "perché".

• Rimanete aperti alle preoccupazioni dei dipendenti e affrontatele in termini di necessità di cambiamento.

Fase 2: Cambiamento
Dopo l'incertezza creata nella fase di scongelamento, la fase di cambiamento è quella in cui le persone iniziano a risolvere l'incertezza e a cercare nuovi modi di fare le cose. Le persone iniziano a credere e ad agire in modo da sostenere la nuova direzione.

Il passaggio dalla fase di scongelamento a quella di cambiamento non avviene da un giorno all'altro: le persone hanno bisogno di tempo per abbracciare la nuova direzione e partecipare in modo proattivo al cambiamento. Un modello di cambiamento correlato, la Curva del cambiamento (leggi l'articolo sulla Curva del cambiamento qui), si concentra sulla questione specifica delle transizioni personali in un ambiente in evoluzione ed è utile per comprendere questo aspetto in modo più dettagliato.

Per accettare il cambiamento e contribuire al suo successo, le persone devono capire in che modo ne trarranno beneficio. Non tutti si allineeranno solo perché il cambiamento è necessario e porterà benefici all'azienda. Questo è un presupposto comune e una trappola da evitare.

Suggerimento:
Purtroppo, alcune persone saranno realmente svantaggiate dal cambiamento, in particolare quelle che traggono forti vantaggi dallo status quo. Altri potrebbero impiegare molto tempo per riconoscere i vantaggi che il cambiamento comporta. È necessario prevedere e gestire queste situazioni.

Il tempo e la comunicazione sono le due chiavi per il successo dei cambiamenti. Le persone hanno bisogno di tempo per comprendere i cambiamenti e devono sentirsi fortemente legate all'organizzazione durante il periodo di transizione. La gestione del cambiamento può richiedere molto tempo e impegno, e la gestione diretta è di solito l'approccio migliore.

Quindi, quali sono le misure da adottare per facilitare la fase di cambiamento?

Per cominciare, è importante comunicare in modo chiaro e frequente durante la pianificazione e l'attuazione dei cambiamenti. Ricordate di descrivere i vantaggi, di spiegare esattamente come i cambiamenti influiranno su tutti e di preparare tutti a ciò che sta per accadere.

Inoltre, assicuratevi di anticipare e dissipare qualsiasi voce di corridoio. Ciò significa rispondere alle domande in modo aperto e onesto, affrontare immediatamente i problemi e ricondurre la necessità del cambiamento alle esigenze operative.

Potete anche responsabilizzare i vostri collaboratori coinvolgendoli nel processo, ove opportuno. Inoltre, fate in modo che i manager di linea forniscano la direzione quotidiana. Se possibile, generate vittorie a breve termine per rafforzare il cambiamento.

Fase 3: Ricongelamento
Quando i cambiamenti stanno prendendo forma e le persone hanno abbracciato i nuovi metodi di lavoro, l'organizzazione è pronta a ricongelarsi. I segni esteriori del ricongelamento sono un organigramma stabile, descrizioni coerenti delle mansioni e così via.

La fase di ricongelamento deve anche aiutare le persone e l'organizzazione a interiorizzare o istituzionalizzare i cambiamenti. Ciò significa assicurarsi che i cambiamenti vengano utilizzati costantemente e che siano incorporati nell'attività quotidiana. Con un nuovo senso di stabilità, i dipendenti si sentono sicuri e a proprio agio con i nuovi metodi di lavoro.

La logica di creare un nuovo senso di stabilità nel nostro mondo in continua evoluzione è spesso messa in discussione. Anche se il cambiamento è una costante in molte organizzazioni, questa fase di ricongelamento è comunque importante. Senza di essa, i dipendenti rimangono intrappolati in una transizione in cui non sono sicuri di come dovrebbero essere fatte le cose, e quindi nulla viene mai fatto al massimo delle capacità.

In assenza di un nuovo stato di congelamento, è molto difficile affrontare efficacemente la prossima iniziativa di cambiamento. Come si fa a convincere le persone che è necessario cambiare qualcosa se non si è riusciti a far passare inosservati i cambiamenti più recenti? Il cambiamento sarà percepito come un cambiamento fine a sé stesso e la motivazione necessaria per implementare nuovi cambiamenti semplicemente non ci sarà.

Come parte del processo di ricongelamento, assicuratevi di celebrare il successo del cambiamento: questo aiuta le persone a trovare una chiusura, le ringrazia per aver sopportato un periodo doloroso e le aiuta a credere che i cambiamenti futuri avranno successo.

Ecco alcuni passi da compiere per radicare i cambiamenti nella cultura dell'organizzazione o del team:

• Identificare ciò che sostiene il cambiamento.

• Identificare le barriere che impediscono di sostenere il cambiamento.

• Assicurare il sostegno della leadership.

• Creare un sistema di ricompensa.

• Stabilire sistemi di feedback.

• Adattare la struttura organizzativa, se necessario.

• Mantenere tutti informati e supportati.

• Celebrate il vostro successo!

Punti chiave
Il Modello di gestione del cambiamento di Lewin è un quadro semplice e di facile comprensione per la gestione del cambiamento.

Riconoscendo queste tre fasi distinte del cambiamento, è possibile pianificare l'attuazione del cambiamento necessario. Si inizia creando la motivazione al cambiamento (scongelamento). Si passa al processo di cambiamento promuovendo una comunicazione efficace e mettendo le persone in condizione di abbracciare nuovi modi di lavorare (cambiamento). Il processo si conclude quando si riporta l'organizzazione a un senso di stabilità (ricongelamento), necessario per creare la fiducia da cui partire per il prossimo, inevitabile cambiamento.

Fonte: www.mindtools.com