Cosa mi ha insegnato Stephen Covey sulla Priorizzazione
10.04.2018

Pensavo di essere molto bravo a priorizzare – finchè non ho letto l’eterno classico di Stephen Covey,  “Le 7 regole per avere successo”. In merito alla sua Regola numero 3, “Dai la precedenza alle priorità”, Covey mostra la sua Matrice del tempo in due dimensioni, “Urgenza” ed “Importanza”. Più sarà urgente, più sarà critico in termini di gestione del tempo. Maggiore sarà l’importanza, più determinante sarà il risultato e più alto il grado di priorità, come da raffigurazione grafica qui a lato.

Come puoi vedere, le persone che trascorrono la maggior parte del proprio tempo nel Quadrante 1 (urgente ed importante) reagiscono ad una crisi dopo l’altra, che porterà a stress ed esaurimento. Le persone che investono il proprio tempo nel Quadrante 3 (urgente e non importante) sono incastrate nel rispondere a domande esterne, mentre quelli che si identificano nel Quadrante 4 (non urgente e non importante) sono distratti o stanno perdendo tempo.

Covey afferma che impiegare la maggior parte del proprio tempo nel Quadrante 2 (non urgente e importante), è fondamentale per raggiungere una vita produttiva e soddisfacente. Infatti scrive:

“Il Quadrante 2 è il cuore della gestione efficace del tempo. Ci si confronta con cose come creare delle relazioni, scrivere una dichiarazione d’intenti personale, pianificare a lungo termine, allenarsi, effettuare manutenzione preventiva, prepararsi – tutte cose che sappiamo di dover fare, ma che, in qualche modo, è raro che si portino a termine, perché non sono urgenti. Parafrasando Peter Drucker, le persone efficaci non sono orientate al problema; sono orientate all’opportunità. Loro alimentano le opportunità e lasciano morire i problemi. Pensano in modo preventivo. Hanno ovviamente anche loro delle crisi e delle emergenze che richiedono la loro immediata attenzione, quindi situazione del Quadrante 1, ma il numero è relativamente basso. “

Covey spiega che più tempo ed energie si spendono nel Quadrante 2, in attività preventive e focalizzate sul futuro, minore sarà il numero di “allarmi antincendio” e distrazioni che caratterizzeranno i Quadranti meno produttivi. 

Questa matrice del tempo mi ha ampiamente rivelato che non creo delle vere e proprie priorità. Pensavo di farlo perché lavoro sodo e a lungo, quindi porto a termine molte attività. Ho l’abitudine di smarcare le attività dalla to do list giornaliera che custodisco nell’agenda. Ma per me tutto è prioritario, dal rispondere ad una chiamata non così determinante, a promuovere il mio libro, dal curare le mie interviste sul blog a sviluppare le mie capacità di coaching, dal fare domanda per tenere il mio workshop a Chicago, a leggere libri di psicologia e crescita personale, dal controllare le mie statistiche sui social al ricercare un’idea interessante per Coach’s Corner, qualsiasi cosa ti venga in mente. Sono impegnato, impegnato, impegnato.

E per di più, cosa anche peggiore, spesso sono anche multi-tasking – ascolto un podcast mentre controllo Facebook e Twitter, per esempio – e ciò significa che non ricavo nulla di produttivo da alcuna attività. E le attività proattive e orientate al futuro del Quadrante 2, come allenarsi, le pianificazioni strategiche, la creazione di rapporti interpersonali, spesso passano in secondo piano.

Evidentemente, ho molto lavoro da fare sulla priorizzazione, che si tradurrà in piani a lungo termine che alimenteranno le attività quotidiane. Covey spiega chiaramente come farlo, così da avere un buon punto di partenza. Ma una cosa è sicura, non lascerò perdere tutte le attività perditempo del mio Quadrante 4, come guardare la maratona “Orange is the New Black”! 

Come spendi il tuo tempo? Quanto sai priorizzare? Qual è il passo che potresti fare per eseguire più attività del Quadrante 2?

Autore: Hélène Tragos Stelian
Fonte: www.huffingtonpost.com