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Come trascorrere i primi 10 minuti della giornata
Sintesi. Molti di noi passano i primi momenti alla scrivania rispondendo alle e-mail o ascoltando la posta vocale, ma un approccio migliore è quello di iniziare la giornata con una breve sessione di pianificazione. Immaginare ciò che si desidera realizzare oggi separa i compiti veramente importanti da quelli che sembrano semplicemente urgenti. Scomponete i compiti complessi in azioni specifiche, iniziando ogni voce della vostra lista di cose da fare con un verbo. Avere ogni passo tracciato in anticipo ridurrà al minimo i pensieri complessi nel corso della giornata e renderà meno probabile la procrastinazione. Infine, date un ordine di priorità alla vostra lista, iniziando la giornata con i compiti che richiedono più energia mentale. Le ricerche indicano che la forza di volontà diminuisce con l'avanzare della giornata, per cui è meglio affrontare le cose da fare più impegnative, in particolare quelle che richiedono concentrazione e agilità mentale, all'inizio.
Se lavorate nella cucina di Anthony Bourdain, leggendario chef della Brasserie Les Halles, autore di bestseller e famoso personaggio televisivo, non osate nemmeno mettere a bollire l'acqua calda senza prima aver eseguito un rituale essenziale per ogni chef che si rispetti: la mise-en-place.
La “Meez”, come lo chiamano i professionisti, si traduce in “ogni cosa al suo posto”. In pratica, si tratta di studiare una ricetta, pensare agli strumenti e alle attrezzature necessarie e assemblare gli ingredienti nella giusta proporzione prima di iniziare. È la fase di pianificazione di ogni pasto, il momento in cui gli chef valutano la totalità di ciò che stanno cercando di ottenere e creano un piano d'azione per il pasto successivo.
Per uno chef esperto, la mise-en-place rappresenta più di una pratica pittoresca o di una tecnica per risparmiare tempo. È uno stato mentale.
“La mise-en-place è la religione di tutti i bravi cuochi”, ha scritto Bourdain nel suo bestseller Kitchen Confidential. “Come cuoco, la tua postazione e la sua condizione, il suo stato di preparazione, sono un'estensione del tuo sistema nervoso... L'universo è in ordine quando la tua postazione è pronta...”.
Chef come Anthony Bourdain hanno da tempo capito che, quando si tratta di una cucina eccezionale, l'ingrediente più importante di ogni piatto è la pianificazione. È la “Meez” che costringe Bourdain a pensare in anticipo, che gli evita di dover cercare distrattamente gli oggetti a metà cottura e che gli consente di dedicare tutta la sua attenzione al piatto che ha davanti.
La maggior parte di noi non lavora in cucina. Non interagiamo con ingredienti che devono essere raccolti, preparati o misurati. Eppure il valore di applicare un approccio simile e di prendersi deliberatamente del tempo per pianificare prima di iniziare è probabilmente maggiore.
Qual è la prima cosa che fate quando arrivate alla vostra scrivania? Per molti di noi, controllare le e-mail o ascoltare la posta vocale è praticamente automatico. Per molti versi, questi sono tra i modi peggiori per iniziare una giornata. Entrambe le attività ci fanno perdere la concentrazione e ci mettono in una modalità reattiva, in cui le priorità degli altri sono al centro della scena. Sono l'equivalente di entrare in cucina e cercare una macchia da pulire o una pentola da strofinare.
Un approccio migliore è quello di iniziare la giornata con una breve sessione di pianificazione. Una mise-en-place intellettuale. Bourdain immagina l'esecuzione perfetta prima di iniziare il suo piatto. Ecco il corollario per il professionista intraprendente. Ponetevi questa domanda nel momento in cui vi sedete alla vostra scrivania: La giornata è finita e sto uscendo dall'ufficio con un enorme senso di realizzazione. Che cosa ho ottenuto?
Questo esercizio è di solito efficace per aiutare le persone a distinguere i compiti che semplicemente sembrano urgenti da quelli che sono veramente importanti. Utilizzatelo per determinare le attività su cui volete concentrare le vostre energie.
Poi - e questo è importante - create un piano d'attacco suddividendo i compiti complessi in azioni specifiche.
Il guru della produttività David Allen consiglia di iniziare ogni voce dell'elenco con un verbo, utile perché rende concrete le intenzioni. Ad esempio, invece di elencare “la presentazione di lunedì”, identificate ogni azione che comporterà la creazione della presentazione di lunedì. Potreste concludere con: raccogliere i dati di vendita, redigere le slide e incorporare le immagini nella presentazione.
Gli studi dimostrano che, quando si tratta di obiettivi, più si è specifici su ciò che si sta cercando di ottenere, maggiori sono le possibilità di successo. Avere ogni fase tracciata in anticipo ridurrà al minimo i pensieri complessi nel corso della giornata e renderà meno probabile la procrastinazione.
Infine, date un ordine di priorità al vostro elenco. Se possibile, iniziate la giornata con i compiti che richiedono più energia mentale. Le ricerche indicano che la forza di volontà diminuisce con l'avanzare della giornata, per cui è meglio affrontare le cose da fare più impegnative, in particolare quelle che richiedono concentrazione e agilità mentale, fin dalle prime ore.
L'intero esercizio può richiedere meno di 10 minuti. Tuttavia, è una pratica che produce notevoli benefici nel corso della giornata.
Iniziando ogni mattina con una mini sessione di pianificazione, anticipate le decisioni importanti a un momento in cui la vostra mente è fresca. Noterete anche che avere un elenco di azioni concrete (piuttosto che un ampio elenco di obiettivi) è particolarmente utile più tardi nella giornata, quando la stanchezza si fa sentire e il pensiero complesso è più difficile da raggiungere.
Ora non dovrete più soffermarvi a riflettere su ogni fase. Invece, come un maestro di cucina, potrete dedicare tutta la vostra attenzione all'esecuzione.
